Hallinnanjakosopimus kannattaa – selkeyttää osapuolten vastuut ja velvollisuudet

Hallinnanjakosopimus on oikeudellinen sopimus, jossa osapuoli (hallinnoija) sitoutuu hoitamaan tai hallinnoimaan tiettyjä toisen osapuolen (hallinnoitava) liiketoiminnan osia. Tehtävät voivat liittyä useisiin liiketoiminnan osa-alueisiin, kuten yrityksen päivittäisiin toimintoihin, kiinteistöjen hallintaan tai rahoituksen hoitamiseen.

Tämän artikkelin avulla pääset tutustumaan tarkemmin hallinnanjakosopimukseen sekä sen käyttöön ja sisältöön. 

Hallinnanjakosopimus ja sen merkitys

Hallinnanjakosopimus on merkittävä rooli liiketoiminnan tehokkuuden ja oikeudellisen selkeyden kannalta. Hallinnanjakosopimus voidaan nähdä sopimusosapuolten yhteistyön välineenä, joka mahdollistaa molempien osapuolten yhteisen tavoitteen saavuttamisen tehokkaasti. 

Hallinnanjakosopimuksen keskeinen tavoite on selkeyttää kummankin osapuolen vastuut ja velvollisuudet. Hallinnanjakosopimuksen tärkeä tarkoitus on määrittää selkeästi, mitkä ovat hallinnoijan tehtävät ja miten ne tulee hoitaa. 

Hallinnanjakosopimus tulisi lisäksi rekisteröidä kiinteistöön kohdistuvana, erityisenä oikeutena lainhuuto ja kiinnitysrekisteriin, joka on Maanmittauksen ylläpitämä. Tutustu lisää hallinnanjakosopimuksen kirjaamiseen Maanmittauslaitoksen sivuilta. 

Hallinnointisopimus toimii myös oikeudellisena suojakeinona molemmille osapuolille, sillä sellaisen tehtyään se tarjoaa oikeudellisen perustan, mikäli osapuolet joutuvat myöhemmin erimielisyystilanteeseen hallinnointitehtävien suorittamisesta tai sopimuksen ehdoista. 

Hallinnointisopimus ei ole vain pelkkä toimintasopimus, vaan oikeudellisesti sitova asiakirja. 

Mihin hallinnanjakosopimuksia käytetään? 

Hallinnanjakosopimusta käytetään monenlaisissa liike-elämän tilanteissa ja eri aloilla. Sopimuksen tekeminen on aina hyödyllistä tehdä silloin, kun osapuoli antaa toisen osapuolen hoitaa tiettyjä yrityksen toimintoja tai tehtäviä. 

Hallinnointi voi tarkoittaa monenlaisia tehtäviä, kuten yrityksen päivittäisen toiminnan hallinnointia, kiinteistöjen, talouden tai projektinhallintaa. Olemme kertoneet alla muutamia esimerkkejä tilanteista ja toimialoista, joissa hallinnointisopimuksia voidaan käyttää.  

Kiinteistöjen hallinta

Kiinteistöjen omistajat tai sijoittavat voivat tehdä hallinnointisopimuksen hallinnoijan kanssa, joka hoitaa kiinteistöä hallinnoitavan puolesta. Tällöin hallinnoija hoitaa päivittäiset ylläpitotehtävät, kuten vuokranmaksun valvonnan, vuokralaisten hankinnan ja kiinteistön ylläpidon. 

Kun omistusoikeus siirtyy uudelle omistajalle, hallinnanjakosopimus siirtyy yleensä automaattisesti uutta omistajaa koskevaksi. Tämä tarkoittaa sitä, että uuden omistajan on kunnioitettava ja noudatettava sopimuksen ehtoja. 

Yrityksen toiminnan hallinta

Hallinnointisopimus voidaan laatia kattamaan yrityksen päivittäiset toiminnat. Yritys voi ulkoistaa esimerkiksi tietojärjestelmien hallinnan IT-palveluyritykselle tai henkilöstöhallinnan HR-palveluyritykselle.

Projektinhallinta ja rahoituksen hallinta

Yritys voi solmia hallinnointisopimuksen konsulttiyrityksen tai itsenäisen konsultin kanssa, joka vastaa tietyn projektin hallinnasta ja sen toteutuksesta. 

Rahoituslaitokset tai sijoitusneuvojat voivat myös hallinnoida asiakkaan varoja hallinnointisopimuksen puitteissa. Yleensä kohteena on sijoitusrahastot tai keskinäiset rahastot. Hallinnointisopimuksessa tällöin määritellään muun muassa, miten varoja investoidaan ja hallinnoidaan. 

Hallinnanjakosopimuksen sisältö

Kaikki hallinnointisopimukset ovat yksilöllisiä, jolloin sopimuksen sisältö vaihtelee tilanteen, osapuolien ja toiminnan tyypin mukaan. 

Hallinnointisopimuksen ehdot ovat yksityiskohtaisin osa sopimusta, jotka määritellään sopimukseen tapauskohtaisesti ja riippuvat paljon sopimuksen tarkoituksesta ja sopimusosapuolista. 

Hallinnanjakosopimus voidaan toteuttaa tietyin ehdoin

On olemassa tiettyjä ehtoja, joita useimmat hallinnointisopimukset sisältävät: 

1. Sopimuksen osapuolet: sopimuksen alussa määritellään, ketkä ovat sopimuksen osapuolet eli kuka on taho, joka suorittaa hallinnointitehtävät ja kuka on se osapuoli, jonka puolesta hallinnointi suoritetaan. 
2. Sopimuksen tarkoitus: tässä osiossa määritellään, mitä hallinnointisopimuksella halutaan saavuttaa, ja mitä omaisuutta tai toimintaa sopimus koskee. Sopimuksen tarkoituksen selkeä määrittely on tärkeää, jotta voidaan varmistua, että osapuolet ymmärtävät sopimuksen tavoitteet ja tehtävät, joka puolestaan vähentää mahdollisia väärinkäsityksiä tulevaisuudessa. 
3. Tehtävät ja vastuut: sopimuksessa tulee määritellä tarkasti ja yksityiskohtaisesti tehtävät, mitä hallinnoijan on suoritettava, sekä millaisia vastuita ja velvollisuuksia hänellä on. Ehdot voivat sisältää esimerkiksi velvollisuuden suorittaa tehtävät tiettyjen standardien mukaisesti. Vastuut on myös tärkeä määritellä tarkasti sillä, hallinnoija voi olla vastuussa hyvinkin arvokkaasta omaisuudesta.
4. Palkkiot ja korvaukset: sopimuksessa tulee sopia, miten ja milloin hallinnoijalle maksetaan korvaus hallinnointitehtävien suorittamisesta. Korvaus voi olla esimerkiksi kiinteä summa tai prosenttiosuus hallinnoinnin kohteena olevasta omaisuudesta.
5. Sopimuksen kesto ja irtisanomisehdot: sopimuksessa tulee määritellä sopimuksen kesto ja millä ehdoilla kumpikin osapuoli voi sopimuksen irtisanoa. Irtisanomisehtoihin voidaan sisällyttää aikarajat irtisanomiselle, korvaukset irtisanomisesta ja ehdot, joilla sopimus voidaan purkaa ennen määräaikaa.
6. Vahingonkorvaukset ja vakuutukset: sopimuksessa voidaan määritellä, millaisia vakuutuksia hallinnoijan on otettava, ja miten vastuu jakautuu, mikäli tapahtuu vahinko tai virhe. 
7. Muut yleiset ehdot: sopimukseen voi sisältyä monia muita ehtoja, kuten riitojen ratkaisumenettely, oikeudenkäynnin paikka ja muutoksia koskevat ehdot. Sopimukseen olisi hyvä sisällyttää myös salassapitoa koskevat määräykset, jotka suojaavat osapuolten liikesalaisuuksia ja muita luottamuksellisia tietoja. 
8. Allekirjoitukset: lopuksi sopimuksen allekirjoittavat molemmat osapuolet. Allekirjoitukset osoittavat sen, että osapuolet ovat hyväksyneet sopimuksen ehdot. 

Tarvitsetko apua sopimuksen laatimisessa? 

Ota huomioon hallinnointisopimukseen liittyvät riskit

Hallinnointisopimukset tuovat merkittäviä hyötyjä yrityksille, kun he voivat ulkoistaa yrityksen toimintoja muille ulkopuolisille. Samaan aikaan hallinnointisopimuksiin liittyy kuitenkin tiettyjä riskejä, jotka on otettava etukäteen huomioon. 

Hallinnoijan vastuu

Hallinnointisopimuksen nojalla hallinnoija voi olla vastuussa hyvinkin arvokkaasta omaisuudesta tai kriittisistä toiminnoista, jolloin on olemassa riski siitä, että hallinnoija voi väärinkäyttää tätä luottamusta omaksi edukseen. 

Väärinkäytön riskin minimoimiseksi on tärkeää varmistaa, että hallinnoija on pätevä ja asiantunteva. Olemassa voi olla aina myös riski siitä, että hallinnoija ei kykene suoriutumaan tehtävistään tehokkaasti tai laadukkaasti, jolloin se voi johtaa huonoon hallintaan ja resurssien tuhlaukseen. 

Epäselvät sopimusehdot

Epäselvät sopimusehdot ovat aina myös yksi sopimusriski. Jos hallinnointisopimuksen ehdot eivät ole riittävän selkeitä, voi se johtaa erimielisyyksiin ja riitatilanteisiin. 

Hallinnointisopimukseen liittyvät riskit tulee tiedostaa ja ottaa etukäteen huomioon ennen sopimuksen allekirjoittamista. Riskejä voidaan hallita ja minimoida huolellisella suunnittelulla, oikeudellisella neuvonnalla ja riskienhallinnalla. Tämän vuoksi suosittelemme juristien oikeudellisen asiantuntemuksen käyttämistä hallinnointisopimuksia laadittaessa.

Tarvitsetko apua sopimusoikeudessa? 

On kyseessä sitten hallinnanjakosopimus tai sopimuksen kohteena on jokin muu – sopimuksen avulla voidaan sopia jokaisen oikeuksista. Sopimukset kannattaa tehdä aina yksiselitteisesti kirjallisena. 

Hallinnanjakosopimuksessa sovitaan esimerkiksi yhteisesti omistetun omaisuuden hallintaan, käyttöön ja ylläpitoon liittyvistä asioista. Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevaksi. Ilman hallinnanjakosopimusta voidaan joutua riitaan kiinteistön käytöstä. 

Kun tarvitset apua yrityksen sopimuksissa – ota yhteyttä Yritysjuristiin. 

Lue seuraavaksi: Lisenssisopimus – tehokas ratkaisu kaupallistaa innovaatio