Henkilöstösuunnitelma – sisältö, merkitys ja hyödyt

Henkilöstösuunnitelma on yhteistoimintalain mukaan tehtävä yrityksissä, joissa on yli 20 työntekijää. Lue artikkelista, mitä henkilöstösuunnitelma pitää sisällään ja miksi se pitää tehdä.

Henkilöstösuunnitelmaa voidaan luonnehtia katsaukseksi yrityksen henkilöstöön, joka käsittelee yrityksen henkilöstötarpeita ja resursseja.

Henkilöstösuunnitelma pähkinänkuoressa

Henkilöstösuunnitelmassa tehdään katsaus yritykseen henkilöstöön, jossa arvioidaan henkilöstön kehitystä, erilaisia periaatteita sekä erityisiä huomionkohteita. Henkilöstösuunnitelman laatiminen on osa yrityksen henkilöstösuunnittelua, jonka avulla voidaan kehittää ja ylläpitää henkilöstön osaamista ja työhyvinvointia.

Henkilöstösuunnitelman tarkoituksena on luoda kattava kartoitus yrityksen työvoimaan ja esittää arvio seuraavan vuoden aikana tapahtuvista henkilöstömuutoksista. Suunnitelma laaditaan myös yrityksen työntekijöiden ammatillisen osaamisen ylläpitämiseksi ja sen edistämiseksi.

Henkilöstösuunnitelma sisältää yksityiskohtaisia suunnitelmia ja strategioita muun muassa yrityksen henkilöstön rekrytoinnista, koulutuksesta, kehittämisestä ja muista henkilöstöhallinnon käytännöistä.

Milloin henkilöstösuunnitelma tulee laatia?

Henkilöstösuunnitelma tulee laatia kaikissa niissä yrityksissä, joissa on vähintään 20 työntekijää. Suunnitelma tulee laatia kerran kattavana, ja sen jälkeen sitä tulee täydentää vuosittain. Ei siis riitä, että suunnitelma laaditaan vain kerran, vaan suunnitelmaa tulee tarkastella ja päivittää tasaisin väliajoin. Suunnitelmaa tulee lisäksi päivittää aina silloin, jos yritys joutuu irtisanomaan työntekijöitä tuotannollisilla tai taloudellisilla perusteilla.

Henkilöstösuunnitelma tulee laatia aina yrityskohtaisesti ja yrityksen tarpeista käsin. Henkilöstösuunnitelma voi olla erillinen oma suunnitelma tai se voidaan sisällyttää muihin ohjelmiin tai yhdistää laajemmiksi kokonaisuuksiksi.

Henkilöstösuunnitelman laatimiseen liittyy myös yhteistoimintavelvoitteita. Mikäli yhteistoimintalaki vaatii laajaa kirjaamista, tulee useammista asioista neuvotella yhdessä henkilöstön edustajien kanssa. Mikäli yrityksessä työskentelee säännöllisesti vähintään 20 työntekijää, mutta vähemmän kuin 30, yritys voi henkilöstöryhmän tai -ryhmien edustajien kanssa sopia, että asioita käsitellään yrityksen koko henkilöstölle järjestettävässä yhteisessä tilaisuudessa.

Henkilöstösuunnitelman merkitys

Lakisääteisestä velvoitteesta huolimatta, yrityksen kannattaa nähdä henkilöstösuunnitelman laatiminen mahdollisuutena. Hyvin laadittu henkilöstösuunnitelma voi hyödyttää yritystä monella tapaa ja voi tuottaa jopa lisäarvoa yritykselle.

Hyvin suunniteltu henkilöstösuunnitelma auttaa yritystä saavuttamaan strategiset tavoitteet ja luomaan kilpailuetua. Henkilöstösuunnitelman avulla yritys voi varmistaa, että sillä on oikea henkilöstö oikeissa tehtävissä, mikä edesauttaa toiminnan tehokkuutta ja tuottavuutta. Lisäksi hyvin suunnitellut rekrytoinnit, koulutusohjelmat ja kehitystoimenpiteet auttavat yritystä hankkimaan ja ylläpitämään pätevää henkilöstöä. Tämä taas auttaa houkuttelemaan osaavaa työvoimaa yritykseen ja erottautumaan kilpailijoista.

Henkilöstösuunnitelma auttaa yritystä ennakoinnissa ja antaa työkalun muutosprosesseihin. Henkilöstösuunnitelman avulla varmistetaan myös yhdenvertaisuuden toteutuminen yrityksissä.

Suunnitelman sisältö

Henkilöstösuunnitelman sisällöllisistä vaatimuksista on säädetty yhteistoimintalaissa. Jokaisen henkilöstösuunnitelman tulee sisältää lain asettamat vähimmäissisällölliset vaatimukset, mutta muuten suunnitelman sisältö voi vaihdella yrityksissä. Suunnitelman sisältö riippuu muun muassa yrityksen koosta ja sen käytettävistä olevista voimavaroista.

Henkilösuunnittelu lähtee liikkeelle aina muutosten ennakoinnista. Henkilöstösuunnitelman ennakoitavuudella pyritään juuri luomaan ennakoitavuutta yrityksen henkilöstöhallintaan. Yrityksen tulee jo ennen suunnitelman laatimista ottaa ennakoivasti huomioon yrityksen toiminnassa tapahtuvat muutokset, joilla on merkitystä henkilöstöön. Ennakoitavuus suunnitelman laatimisessa on tärkeää, sillä se auttaa yritystä reagoimaan muutoksiin ajoissa ja varmistamaan sujuvan toiminnan jatkuvuuden. Henkilöstösuunnitelman ennakoitavuus perustuu yrityksen nykytilan arviointiin.

Henkilöstösuunnitelmasta tulee löytyä ainakin seuraavat asiat:

• yrityksen henkilöstön rakenne ja määrä sekä arvio niiden kehittymisestä
• periaatteet erilaisten työsuhdemuotojen käytöstä
• arvio työntekijöiden ammatillisesta osaamisesta sekä ammatillisen osaamisen vaatimuksissa tapahtuvista muutoksista ja näiden pohjalta koulutustavoitteiden luominen koko henkilöstölle
• suunnitelmien ja tavoitteiden toteutumisen seurantamenettelyt 

Henkilöstösuunnitelmassa tulisi ottaa huomioon myös seuraavia asioita: ikääntyvät työntekijät, työntekijöiden tasapainoilu kodin ja työelämän välillä, osatyökykyiset sekä joustavat työaikajärjestelyt.

Henkilöstösuunnitelman tulee olla realistinen. Suunnitelmat ja tavoitteet on laadittava huolellisesti ja toteutuskelpoisesti, jotta ne ovat myöhemmin toteutettavissa.

Millainen on hyvä henkilöstösuunnitelma?

Hyvä henkilöstösuunnitelma on huolellisesti laadittu suunnitelma, jossa on otettu huomioon yrityksen tarpeet ja määritelty selkeästi tavoitteet. Henkilöstösuunnitelmaan kirjatut tavoitteet on oltava myös mitattavissa sekä käytännössä toteutettavissa. Hyvin ja huolellisesti laadittu henkilöstösuunnitelma tukee myös yrityksen kasvua, kilpailukykyä ja pitkän aikavälin menestystä.

Hyvässä henkilösuunnitelmassa on otettu huomioon koko henkilöstöprosessin elinkaari – alkaen rekrytoinnista ja valinnasta aina koulutukseen ja urakehitykseen asti. Suunnitelmasta tulee tehdä myös riittävän joustava, jotta se voi vastata yrityksen muuttuviin tarpeisiin ja muutostilanteisiin.

Hyvässä henkilöstösuunnitelmassa otetaan huomioon myös yrityksen työkulttuuri ja työhyvinvointi. Henkilöstösuunnitelmassa tulisi ottaa huomioon etenkin työhyvinvoinnin edistäminen, kuten työilmapiirin parantaminen.

Henkilöstösuunnitelman laatimisen lisäksi, suunnitelman tulisi olla jatkuvan seurannan ja arvioinnin kohteena. Yrityksen tulee seurata laaditun henkilöstösuunnitelman toteutumista, arvioida sen tehokuutta ja tehdä tarvittaessa siihen muutoksia.

Hyödyt yritykselle

Kuten edellä kävi ilmi, henkilöstösuunnitelma ei ole vain lakisääteinen pakollinen velvollisuus yritykselle, vaan se antaa hyvin tehtynä monia hyötyjä yritykselle. Henkilöstösuunnitelman laatiminen vaatii ymmärrystä yrityksen tarpeista ja henkilöstöhallinnon periaatteista.

Suosittelemme käyttämään asiantuntijoitamme apuna henkilöstösuunnitelman laatimisessa, jotta yrityksesi varmistaa sen, että suunnitelma on kattava ja lain vaatimusten mukainen. Lisäksi asiantuntijoidemme avulla, varmistat sen, että suunnitelma on laadittu vastaamaan yrityksesi tarpeita ja strategiaa.