IT-palveluiden sopimukset – erilaiset sopimustyypit ja sopimuksen laatiminen

IT-palveluiden sopimuksilla tarkoitetaan tietotekniikan tuotteita ja palveluita koskevia sopimuksia. IT-sopimuksiin kuuluvat tietoteknisiä tuotteita ja palveluita sekä niiden yhdistelmiä koskevat sopimukset.  

Käymme tässä artikkelissa lyhyesti läpi yleisimpiä IT-palveluiden sopimustyyppejä, sekä mitä niiden laatimisessa tulee ottaa huomioon.  

Sopimustyypit

IT-palveluiden sopimuksiin lukeutuu erilaisia sopimustyyppejä, joita ovat esimerkiksi lisenssi-, laitteisto-, ohjelmisto-, huolto-, konsultointipalvelut- ja ylläpitosopimukset.  

Lisenssi- ja pilvipalvelusopimukset 

Lisenssisopimuksessa eli käyttöoikeussopimuksessa yksittäinen ohjelmisto lisensoidaan asiakkaalle.  Sopimus koskee ohjelmistojen käyttöoikeutta ja käyttöehtoja. Omistusoikeus säilyy yhä lisenssinantajalla, mutta käyttöoikeuden laajuus voi sopimuskohtaisesti merkittävästi vaihdella. Ennen lisenssisopimuksen tekoa tulee selvittää, kuinka laajaa käyttöoikeus lisensoitavaan ohjelmistoon on tarpeen. Sopimuksessa määritellään lisenssin myöntämiseen liittyvät ehdot, kuten käyttörajoitukset, omistusoikeudet, takuut ja maksut.  

Pilvipalvelusopimus puolestaan liittyy pilvipalveluiden käyttöön, jossa määritellään palveluntarjoajan ja asiakkaan vastuut, turvallisuustoimenpiteet, tietosuojanäkökohdat, palvelutasot ja maksuehdot.  

Ohjelmistojen pilvipohjaisiin toimitusmalleihin perustuvat SaaS- ja XaaS -sopimukset mahdollistavat ohjelmiston käytön ja käyttöoikeuksien myöntämisen asiakkaalle etäyhteyksien kautta. SaaS eli Software as a Service -palvelut toimivat palveluntarjoajan palvelimella, joka on saatavilla asiakkaille internetin välityksellä. 

Ylläpitosopimus  

Ylläpitosopimuksella tarkoitetaan ohjelmiston ylläpitopalvelua eli ohjelmistojen virheidenkorjausta ja mahdollisten ohjelmistopäivityksien toimittamista.  Sopimus määrittelee palveluntarjoajan vastuun järjestelmien, ohjelmistojen tai laitteistojen ylläpidosta. Sopimuksessa määritellään esimerkiksi ylläpitotehtävät, vasteajat, vikojen korjaaminen ja siihen liittyvät palvelutasot.  

Projektitoimitussopimus 

Projektitoimitussopimuksessa sovitaan asiakaskohtaisen sovelluksen tai valmisohjelmistoon tehtävien asiakaskohtaisten lisäysten tai muokkausten toteuttamisesta sekä niiden toimittamisesta asiakkaan joko jo olemassa olevaan tai samassa yhteydessä hankittavaan tietojärjestelmään. 

IT-konsultointisopimus 

IT-konsultointisopimus kattaa IT-konsultoinnin palvelut, joissa palveluntarjoaja tarjoaa asiantuntija-apua ja neuvontaa IT-strategian, järjestelmäsuunnittelun, ohjelmistokehityksen tai muun IT-liiketoiminnan näkökulmasta.  

IT-palvelusopimuksen laatiminen  

IT-sopimuksen laatiminen on välttämätöntä nykypäivän liiketoiminnassa, jossa yritykset ovat riippuvaisia yhä enemmän teknologiasta päivittäisten toimintojen suorittamisessa. Olipa kyseessä sitten, pilvipalvelut, ohjelmistot tai konsultointipalvelut, IT-sopimukset ovat perusta, jolla nämä palvelut hankitaan ja hallinnoidaan.  

IT-sopimuksissa voidaan käyttää joko vakioehtoja tai yksilöllisesti laadittuja ehtoja. Usein suurimmat IT-toimittajat käyttävät sopimuksissa omia vakioehtojaan, jolloin erityisesti korostuu sopimuksen läpikäyminen ja mahdollisesti muutoksien ehdottaminen.  

IT-sopimuksissa tulee määritellä selkeästi, mitä palvelua, tuotetta tai järjestelmää sopimus koskee. Sopimukseen tulee tarkentaa palvelun tai tuotteen ominaisuudet, toiminallisuudet ja tavoitteet. Tärkeää on varmistaa, että molemmat osapuolet ymmärtävät sopimuksen kohdan ja ovat samaa mieltä siitä.  

Sopimuksissa olisi hyvä myös määrittää selkeät palvelutasot, joihin palveluntarjoaja sitoutuu. Palvelutasot voivat sisältää suorituskyvyn, käytettävyyden, vasteajan ja tukipalveluiden mittarit. Sopimuksessa olisi hyvä myös yksilöidä seuraamukset siitä, jos palvelutasoa ei noudateta.  

Sopimukseen on tärkeää selvittää kunkin osapuolen vastuut ja velvollisuudet määräytyvät. Tämä voi tarkoittaa sen määrittämistä, mitä palveluntarjoajan odotetaan toimittavan ja millaisia vastuita asiakkaalla on, kuten tiedon toimittaminen tai maksujen suorittaminen.  

Olennaista sopimukseen on määrittää hinta ja maksuehdot selkeästi, mukaan lukien maksuaikataulu ja mahdolliset viivästysseuraamukset.  

Muita olennaisia ehtoja, joita sopimukseen tulisi sisällyttää ovat sopimuksen voimassaoloaika ja sen päättäminen. Sopimuksessa tulisi tarkentaa, millaisissa tilanteissa sopimus voidaan irtisanoa tai mitkä ovat sopimuksen automaattisen uusimisen ehdot. Yleensä IT-palveluiden sopimuksia laadittaessa osapuolet vaihtavat salassa pidettävää tietoa puolin ja toisin, jolloin myös tiedon salassapito on tärkeä varmistaa salassapitosopimuksella. Koska IT-sopimuksien varsinainen kohde ei ole fyysinen, on hyvä sopia myös muun muassa immateriaalioikeuksista. Ne täydentävät sopimuksen kohteen kuvausta ja määrittävät sopimuksen tarkoitusta.  

Lopuksi  

IT-palveluiden sopimukset ovat keskeinen osa tietotekniikan alaa, ja niiden tekemisen merkitys korostuu digitaalisen liiketoiminnan ja teknologisten ratkaisujen kasvaessa. IT-sopimusten laadinnan haasteena ovat nopea teknologian kehitys ja muuttuvat liiketoiminnan tarpeet, jotka edellyttävät joustavuutta ja kykyä mukautua muutoksiin. Sopimusten tulee olla riittävän kattavia, jotta ne vastaavat tulevia tarpeita ja teknologisia kehityssuuntia.  IT-sopimuksille ominaista on myös usein niiden monimutkaisuus.  

IT-palveluiden sopimusten tekeminen huolellisesti on kriittisen tärkeää, koska ne muodostavat perustan liiketoiminnan ja palveluntarjoajan väliselle suhteelle. Huolimattomasti tehty sopimus voi pahimmillaan johtaa kalliisiin virheisiin.  Tämän vuoksi on kannattavaa aina ottaa avuksi oikeudellinen neuvonantaja IT-palveluiden sopimuksien laatimiseen.  

Lue seuraavaksi: IT-lainsäädäntö tutuksi