IT-palveluiden sopimukset – erilaiset sopimustyypit ja sopimuksen laatiminen
IT-palveluiden sopimuksilla tarkoitetaan tietotekniikan tuotteita ja palveluita koskevia sopimuksia, sekä niiden yhdistelmiä koskevia sopimuksia. IT-palveluiden sopimukset ovat keskeinen osa tietotekniikan alaa, ja niiden tekemisen merkitys korostuu digitaalisen liiketoiminnan ja teknologisten ratkaisujen kasvaessa. Esimerkiksi yrityksen tulee miettiä tarkkaan, miten ja mitä varten palvelusopimus laaditaan.
Tässä artikkelissa käymme läpi IT-palveluiden sopimustyyppejä, kuten lisenssi-, laitteisto-, ohjelmisto-, huolto-, konsultointipalvelu- ja ylläpitosopimukset.
Valitse sinulle sopiva IT-sopimustyyppi
IT-sopimusten laadinnan haasteena ovat nopea teknologian kehitys ja muuttuvat liiketoiminnan tarpeet, jotka edellyttävät joustavuutta ja kykyä mukautua muutoksiin. Sopimusten tulee olla riittävän kattavia, jotta ne vastaavat tulevia tarpeita ja teknologisia kehityssuuntia.
Yrityksen IT-sopimuksen tekeminen voi tuntua monimutkaiselta, joten kannattaa konsultoida esimerkiksi lakimiestä, jotta palvelusopimus on etujesi mukainen.
Lisenssisopimus
Lisenssisopimuksessa eli käyttöoikeussopimuksessa yksittäinen ohjelmisto lisensoidaan asiakkaalle. Sopimus koskee ohjelmistojen käyttöoikeutta ja käyttöehtoja. Omistusoikeus säilyy yhä lisenssinantajalla, mutta palvelun käyttöoikeuden laajuus voi sopimuskohtaisesti vaihdella merkittävästi.
Ennen lisenssisopimuksen tekoa sinun kannattaa selvittää, kuinka laajaa käyttöoikeus lisensoitavaan ohjelmistoon on tarpeen. Sopimuksessa määritellään lisenssin myöntämiseen liittyvät ehdot, kuten kaikki käyttörajoitukset, omistusoikeudet, takuut ja maksut.
Pilvipalvelusopimus
Pilvipalvelusopimus puolestaan liittyy pilvipalveluiden käyttöön, jossa määritellään ainakin palveluntarjoajan ja asiakkaan vastuut, turvallisuustoimenpiteet, tietosuojanäkökulmat, palvelutasot ja maksuehdot.
Ohjelmistojen pilvipohjaisiin toimitusmalleihin perustuvat SaaS- ja XaaS -sopimukset, mahdollistavat ohjelmiston käytön ja käyttöoikeuksien myöntämisen asiakkaalle etäyhteyksien kautta.
SaaS eli Software as a Service -palvelut, toimivat palveluntarjoajan palvelimella, joka on saatavilla asiakkaille internetin välityksellä. XaaS eli Everything as a Service -palvelut ovat monia eri toimialoja kattava palvelumalli, jossa perinteiset palvelut tarjotaan pilvi- tai tilauspalveluna.
Ylläpitosopimus
Ylläpitosopimuksella tarkoitetaan ohjelmiston ylläpitopalvelua eli ohjelmistojen virheidenkorjausta ja mahdollisten ohjelmistopäivityksien toimittamista. Sopimus määrittelee palveluntarjoajan vastuun järjestelmien, ohjelmistojen tai laitteistojen ylläpidosta.
Sopimuksessa määritellään esimerkiksi ylläpitotehtävät, vasteajat, vikojen korjaaminen ja siihen liittyvät palvelutasot.
Projektitoimitussopimus
Tämä palvelusopimus sovitaan, kun asiakaskohtaiseen sovellukseen tai valmis-ohjelmistoon tehdään lisäyksiä tai muokkauksia. Palvelusta vastaava toimija toimittaa lisäykset ja muokkaukset asiakkaan olemassa olevaan tai samassa yhteydessä hankittavaan tietojärjestelmään.
IT-konsultointisopimus
IT-konsultointisopimus kattaa IT-konsultoinnin palvelut, joissa palveluntarjoaja tarjoaa asiantuntija-apua ja neuvontaa IT-strategian, järjestelmäsuunnittelun tai ohjelmistokehityksen tekemiseen tai muuhun IT-liiketoimintaan.
IT-palvelusopimuksen laatiminen
IT-sopimuksen laatiminen on välttämätöntä yrityksen liiketoiminnassa, sillä yritykset ovat riippuvaisia teknologiasta, jos he haluavat suorittaa päivittäisiä toimintoja. Olipa kyseessä sitten pilvipalvelut, ohjelmistot tai konsultointipalvelut, IT-palvelusopimukset ovat kaiken hankinnan ja hallinnan perusta.
IT-sopimuksissa voidaan käyttää joko vakioehtoja tai yksilöllisesti laadittuja ehtoja. Usein suurimmat IT-toimittajat käyttävät sopimuksissa omia vakioehtoja, jolloin sinun tulee lukea sopimuksen sisältö tarkkaan ja ehdottaa mahdollisia muutoksia.
Mitä palvelusopimus sisältää?
IT-sopimuksissa tulee määritellä selkeästi, mitä palvelua, tuotetta tai järjestelmää sopimus koskee. Sopimukseen tulee tarkentaa palvelun tai tuotteen ominaisuudet, toiminallisuudet ja tavoitteet. On tärkeää varmistaa, että molemmat osapuolet ymmärtävät eri sopimuskohdat ja ovat niistä samaa mieltä.
Määritä palvelut ja palvelun taso
Sopimuksissa tulee määrittää palvelun sisältö ja sen lisäksi selkeät palvelutasot, joihin palveluntarjoaja sitoutuu. Palvelutasot voivat sisältää suorituskyvyn, käytettävyyden, vasteajan ja tukipalveluiden mittarit. Sopimuksessa olisi hyvä myös yksilöidä seuraamukset siitä, jos palvelutasoa ei noudateta.
Asiakkaan ja palveluntarjoajan vastuut
Sopimuksessa on tärkeää sopia kunkin osapuolen vastuut ja velvollisuudet. Tämä voi tarkoittaa sen määrittämistä, mitä palveluntarjoajan odotetaan toimittavan ja millaisia vastuita asiakkaalla on, kuten tiedon toimittaminen tai maksujen suorittaminen.
Määritä sopimuksen tiedoissa myös hinta ja maksuehdot, sekä miten maksuaikataulu ja mahdolliset viivästysseuraamukset hoidetaan.
Voimassaoloaika, irtisanominen ja muut ehdot
Muita olennaisia ehtoja, joita sopimukseen tulisi sisällyttää, ovat sopimuksen voimassaoloaika ja sen päättäminen. Sopimuksessa tulisi tarkentaa, millaisissa tilanteissa palvelusopimus voidaan irtisanoa tai mitkä ovat sopimuksen automaattisen uusimisen ehdot.
Yleensä IT-palveluiden sopimuksia laadittaessa osapuolet vaihtavat salassa pidettävää tietoa puolin ja toisin, jolloin myös tiedon salassapito on tärkeä varmistaa salassapitosopimuksella.
Koska IT-sopimuksien varsinainen kohde ei ole fyysinen, on hyvä sopia myös muun muassa immateriaalioikeuksista. Ne täydentävät sopimuksen kohteen kuvausta ja määrittävät sopimuksen tarkoitusta.
IT-palvelut kehittyvät, joten hyödynnä sopimuksen tekoon asiantuntijan apua
IT-palveluiden sopimukset ovat keskeinen osa tietotekniikan alaa, ja niiden tekemisen merkitys korostuu digitaalisten alustojen ja teknologisten ratkaisujen kasvaessa. IT-sopimusten laadinnan haasteena on nopea teknologian kehitys sekä muuttuvat liiketoiminnan tarpeet, jotka edellyttävät joustavuutta ja kykyä mukautua muutoksiin.
Sopimusten tulee kuitenkin olla riittävän kattavia, jotta ne vastaavat esimerkiksi tulevia tarpeita ja teknologisia kehityssuuntia. IT-palveluiden sopimusten tekeminen kannattaa ottaa aina huolelliseen tarkasteluun, sillä palvelusopimukset muodostavat perustan liiketoiminnan ja palveluntarjoajan väliselle suhteelle.
Huolimattomasti tehty sopimus voi pahimmillaan johtaa kalliisiin virheisiin. Tämän vuoksi on kannattavaa aina ottaa avuksi oikeudellinen neuvonantaja IT-palveluiden sopimuksien laatimiseen, jotta saat parhaan mahdollisen sopimuksen.
Kun tarvitset asiantuntijan apua – luota Yritysjuristiin. Tutustu lisää palveluihimme.
Lue seuraavaksi: IT-lainsäädäntö tutuksi