Mitä ovat SaaS-sopimukset? 

SaaS eli Software as a Service -sopimukset ovat keskeinen osa nykyaikaista liiketoimintaa, jotka perustuvat ohjelmistojen pilvipohjaisiin toimitusmalleihin. SaaS-palvelut mahdollistavat ohjelmistojen käytön ja käyttöoikeuksien myöntämisen asiakkaille etäyhteyksien kautta, ilman tarvetta asentaa ja ylläpitää ohjelmistoja asiakkaan omilla laitteilla. SaaS-palveluiden tärkein perusperiaate onkin se, että ne toimivat palveluntarjoajan palvelimella. 

Onko yrityksessäsi harkittu SaaS-palveluiden hankkimista? Tämä artikkeli kertoo SaaS-palveluiden hyödyistä sekä, mitä asioita sinun tulee huomioida SaaS-sopimuksen tekemisessä.

Mitä SaaS -palveluilla tarkoitetaan? 

Software as a Service -palvelut eli suomennettuna ohjelmistopalvelut, ovat pilvessä sijaitsevia ohjelmistoja, jotka ovat saatavilla käyttäjille internetin välityksellä. Kun käytät SaaS-palveluita, sinun ei tarvitse asentaa tietokoneelleesi mitään ohjelmia.

Et siis omista käyttämääsi ohjelmistoa, vaan vuokraat palvelun käyttöoikeuden SaaS-palvelun tarjoajalta. Tyypillisesti SaaS-palvelun tarjoajat ovat ohjelmistoyrityksiä. Maksat palvelun käytöstä yleensä kuukausittaisen tai vuosittaisen käyttömaksun. SaaS -palvelun hinnoittelu perustuukin yleensä palvelun käyttömäärään tai -aikaan.

Erityisesti yritykset käyttävät SaaS-palveluita monissa eri käyttökohteissa. Tällaisia ohjelmistoja ovat esimerkiksi työajanseurantapalvelut, sähköpostipalvelut, kulunvalvontapalvelut sekä laskutus- ja palkanmaksupalvelut.

Miten SaaS eroaa perinteisistä ohjelmistolisenssimalleista?

Sen sijaan, että ohjelmisto asennettaisiin käyttäjän omalle laitteelle, Saas-palvelut tarjoavat ohjelmistot ja niihin liittyvät tiedot palveluntarjoajan palvelimilta. Tällöin ohjelmistossa olevia tietoja voidaan käyttää miltä tahansa laitteelta, jossa on internet-yhteys ja verkkoselain. Saas-palvelu voidaan toimittaa asiakkaalle verkkoselaimen lisäksi mobiilisovelluksena tai näiden hybridi-yhdistelmänä. Yleensä verkkoselaimen kautta välittäminen on kuitenkin suosituin tapa.

SaaS-malli poikkeaa tässä mielessä perinteisestä ohjelmistolisenssimallista, jossa ohjelmisto ostetaan ja asennetaan käyttäjän laitteille. Ohjelmistolisenssin käyttäjällä on vastuu ohjelmiston asentamisesta, ylläpidosta, hallinnasta sekä laitteistojenhankinnasta. 

SaaS-palveluissa palveluntarjoajalla on vastuu ohjelmistojen ylläpidosta. Tämä tarkoittaa sitä, että palveluntarjoaja huolehtii ohjelmistojen asentamisesta, hallitsee sovellukseen sisäänpääsyä, tietoturvaa, saatavuutta sekä suorituskykyä. 

SaaS-palveluiden hyödyt yritykselle

SaaS-palveluita voidaan luonnehtia nykyaikaiseksi ratkaisuksi, jotka tuovat useita etuja yksityisille käyttäjille sekä erityisesti yrityksille. Nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä SaaS-palvelut ovat tärkeitä, sillä ne tarjoavat organisaatiossa joustavuutta, helppokäyttöisyyttä ja kustannustehokkuutta.

Aina helposti saatavilla

Saas-palvelut ovat aina yrityksesi työntekijöiden saatavilla verkossa. Ohjelmistot ovat helposti käytettävissä, mistä tahansa internet-yhteydellä varustetusta laitteesta. Etä- ja hybridityöskentely onnistuu helpommin ja joustavammin missä tahansa.

Minimoi kustannukset

SaaS-palvelut eivät vaadi sinulta erillisiä lisenssimaksuja tai jatkuvaa päivittämistä. SaaS-palvelut hinnoitellaan yleensä kuukausi- tai vuosimaksulla käytön mukaan, jolloin voit arvioida ja budjetoida palvelun kustannukset etukäteen. Lisäksi maksat vain tarvitsemistasi palveluista, jolloin yrityksen ei tarvitse käyttää suuria alkuinvestointeja ohjelmistojen hankintaan.  

Säästä aikaa ja kustannuksia

Pilvipalveluiden käyttäminen vähentää myös yrityksen työntekijöiden työaikaa ja manuaalista työtä, kuten toimintojen seuraamista ja raportointia, sekä kulunvalvontaa. SaaS-palveluiden käyttäminen säästää aikaa ongelmatilanteissa ja palveluiden ylläpidon sekä päivityksien yhteydessä, sillä vastuu on palveluntarjoajalla.

Miten SaaS-sopimus tehdään?

SaaS-sopimuksessa määritellään palveluntarjoajan ja asiakkaan väliset suhteet ja ohjelmiston toimitusehdot. SaaS-sopimukset voivat olla joko yksilöllisiä tai vakioehtoisia sopimuksia, riippuen palveluntarjoajasta ja asiakkaasta. 

Suuret SaaS-palveluntarjoajat käyttävät yleensä vakioehtoisiasopimuksia, jolloin sopimuksen ehdot on laadittu valmiiksi. Tällöin sopimus tehdään palveluntarjoajan vakioehtoja käyttäen, eikä asiakas voi neuvotella sopimuksen ehdoista. Yleensä tällaisten yritysten palvelut ovat massatuotteita, jolloin yksilöllisten sopimusten neuvotteleminen jokaisen asiakkaan kanssa erikseen olisi työlästä ja kustannustehotonta. 

Yksilölliset SaaS-sopimukset ovat sen sijaan räätälöityjä sopimuksia, jossa osapuolet ovat yhdessä sopineet sopimuksen ehdoista. Yksilöllisiä SaaS-sopimuksia käytetään erityisesti silloin, kun kyse ei ole massatuotteesta, vaan tarjotaan esimerkiksi erikoistuneita tai kalliita SaaS-palveluita. 

Tarvitsetko apua sopimusasioissa? – Ota yhteyttä Yritysjuristiin. 

SaaS-sopimuksien sisältö 

SaaS-sopimukset kattavat monia tärkeitä asioita, jotka liittyvät SaaS-palvelun käyttöön ja hallintaan. Sinun tulee varmistaa tarkasti, että sopimukset kattavat kaikki tarvittavat osa-alueet. Yleensä SaaS-sopimukset sisältävät seuraavanlaisia asioita, oli kyse sitten yksilöllisestä tai vakioehtoisesta sopimuksesta: 

• Palvelun kuvaus: sopimuksessa tulee yksityiskohtaisesti kuvata tarjottava palvelu, mukaan lukien sen ominaisuudet ja tekniset vaatimukset
• Käyttöoikeudet ja rajoitukset: sopimus määrittää, miten asiakas saa käyttää SaaS-palvelua, sisältäen käyttörajoitukset ja kaikki vaatimukset esimerkiksi tekijänoikeuksista
• Hinnat ja maksuehdot: sopimuksessa kuvataan palvelun hinta, maksuehdot ja uusimisen ehdot
• Tietosuoja ja tietoturva: sopimuksessa tulee kuvata, miten asiakkaan dataa suojataan ja käsitellään, sekä miten se täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset
• Sopimuksen kesto ja irtisanominen: sopimuksessa tulee määritellä sopimuksen alkaminen ja päättyminen, sekä miten se voidaan irtisanoa tai uusia
• Palvelutasosopimus (SLA): palvelutasosopimus määrittää, millä tasolla palvelu tarjotaan, sekä kuinka usein palvelua ylläpidetään ja päivitetään. Lisäksi palvelutasosopimus määrittää sen, mitä tapahtuu, jos palvelutaso ei täytä sovittuja standardeja
• Tuki ja ylläpito: sopimuksessa on tärkeää määritellä, millaista tukea ja ylläpitoa palveluntarjoaja tarjoaa, ja kuinka asiakkaan tulee pyytää tukea saadakseen sellaista
• Muut ehdot: sopimus saattaa sisältää muitakin ehtoja, kuten soveltuva laki ja riidanratkaisun menetelmät

Käytä apuna Yritysjuristin oikeudellista neuvontaa

SaaS-sopimukset vaativat usein ymmärrystä sekä teknologiasta että soveltuvasta lainsäädännöstä. Sopimuksiin liittyy luonnollisesti tietoturvaan, tietosuojaan tai palvelun saatavuuteen liittyviä riskejä, mikä tekee sopimuksenteosta monimutkaisen. Tällöin asiantuntijan apu on tarpeen.

Erityisesti, jos yrityksesi on SaaS-palvelun tarjoaja tai suuri yritys, joka aikoo solmia useita SaaS-sopimuksia – suosittelemme kääntymään asianajajiemme puoleen. Näin varmistat, että sopimus kattaa kaikki olennaisimmat asiat ja täyttää kaikki oikeudelliset vaatimukset. 

Tutustu kattaviin yritysjuridiikan palveluihimme. 

Lue seuraavaksi: IT-palveluiden sopimukset – erilaiset sopimustyypit ja sopimuksen laatiminen